Die Basis stellt ganz sicher JAVA. Sollte das Archiv einigermaßen angenommen werden, dann dürfte ganz schön viel Traffic auf das Teil zukommen. Deshalb sollte dem Tomcat ein Apache Webserver vorgeschaltet werden. Der übernimmt dann die statischen Inhalte, die dynamischen Inhalte sind dann vom Tomcat.
Als Suche bietet sich lucene an. Schnell und gut.
Als View für einen thread ist eine PDF ansicht angedacht, die man am besten über das Cocoon-Servlet und den FOP-Renderizer aufbaut.
Das regelmäßige Abholen der Mails vom Server funktioniert in einem Batchbetrieb, ich würde das Stündlich ansetzten, weil das Archiv global eingesetzt werden soll und damit nicht auf eine entlastung in der Nacht hoffen kann. Das laufende Update muss eben drin sein ;-)